Privacyverklaring SON

1. Inleiding

Ecolog is een wereldwijde leider op het gebied van logistieke oplossingen. Deze privacyverklaring (hierna “Verklaring” genoemd) geeft een toelichting op de verwerking van persoonsgegevens en de rechten m.b.t. de gegevensbescherming die relevant zijn bij uw gebruik van de website Testenvoortoegang.org voor daarmee verbonden websites en de services die Ecolog via deze websites aanbiedt.

2. Verplichte informatie in het kader van de AVG

2.1 Gegevensverantwoordelijke en contactgegevens

De gegevensverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is

Ecolog Deutschland GmbH
Flight Forum 880, 5657 DV Eindhoven

040-3040501, info@nd.nl

U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via hetzelfde e-mailadres onder vermelding van het onderwerp: “t.a.v. functionaris voor gegevensbescherming” of via e-mailadres: dpo@ecolog-international.com. De naam van de functionaris voor de gegevensbescherming is Arjen Spierings.

2.2 Verwerking van persoonsgegevens, doeleinden en rechtsgrond

Ecolog verwerkt en bewaart verschillende soorten van persoonsgegevens en betrokken personen hebben hieromtrent de volgende rechten volgens de wetten voor gegevensbescherming.

2.2 Registratie voor vrijwillige tests op ons testcentrum in Eindhoven.

Op onze websites kunt u zich registreren en een afspraak maken voor een test op ons testcentrum aan de Luchthavenweg 59 in Eindhoven op loopafstand van Eindhoven Airport. Tijdens de registratie moet u uw naam en contactgegevens (d.w.z. uw telefoonnummer en e-mailadres) invoeren en bij de testafspraak zelf wordt u om uw BSN nummer gevraagd.

Wij verwerken de registratie gegevevens voor de administratie van uw testafspraak.

De rechtsgrond voor de verwerking is ons gerechtvaardigd belang volgens art. 6, lid 1 (f) AVG om u het bovengenoemde klantaccount te kunnen aanbieden c.q. de uitvoering van een overeenkomst m.b.t. uw test (art. 6, lid 1 (b) AVG).

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van art. 6, lid 1 (f) AVG (volgens art. 21 (1) AVG). In dergelijke gevallen kunnen wij de verwerking voortzetten indien wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren. Hoewel het mogelijk is het klantaccount te sluiten, moeten wij de verwerking van de registratiegegevens voortzetten om de geregistreerde test te kunnen uitvoeren en beheren.

2.2.3 Test en kennisgeving over de testresultaten

Als u hiervoor uw toestemming geeft, zullen wij op de testlocatie uw persoonsgegevens verwerken om (i) uw identiteit tijdens de testafspraak te controleren, (ii) de daaropvolgende tests aan de hand van de genomen monsters uit te voeren en te verwerken, het testcertificaat op te stellen en de testresultaten aan de juiste personen te koppelen, (iii) de testresultaten elektronisch aan cliënten door te geven. De testresultaten (ten minste in geval van een positieve COVID-test) worden beschouwd als gegevens over gezondheid in de betekenis van art. 9, lid 1 AVG:

registratiegegevens (zie boven)

uw monsters van lichaamsmateriaal

resultaten van de biochemische analyse

Persoonsgegevens van een cliënt worden maximaal één maand bewaard, tenzij dit in deze verklaring anders wordt aangegeven. Het monster van lichaamsmateriaal wordt helemaal niet bewaard. De rechtsgrond voor de verwerking is het afsluiten en uitvoeren van de overeenkomst met de cliënt voor de testservice (art. 6, lid 1 (b) AVG) evenals uw toestemming m.b.t. de verwerking van de gezondheidsgegevens en de kennisgeving via elektronische middelen (art. 6, lid 1 (a) en art. 9, lid 2 (a) AVG).

2.3 Delen van gegevens met derden, ontvangers van gegevens

Uw persoonsgegevens worden soms gedeeld met of verstrekt door derden. Wij zullen uw persoonsgegevens nooit aan anderen verkopen. Categorieën en voorbeelden van derden waarmee persoonsgegevens worden gedeeld zijn:

  • Testenvoortoegang.org. U maakt een afspraak via de website testenvoortoegang.org. Deze website is van Stichting Open Nederland een stichting opgericht door het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport. Wij maken gebruik van het systeem van Stichting Open Nederland voor het administreren van de testafspraken. Deze dienstverlener is onze verwerker, art. 28 AVG
  • We kunnen technische dienstverleners gebruiken om algemene IT-diensten te verlenen, onze websites te beheren en te hosten en voor de elektronische indiening van de testresultaten. Deze dienstverleners zijn onze verwerkers, art. 28 AVG.
  • Toezichthoudende autoriteiten: wij delen persoonsgegevens met toezichthoudende autoriteiten (bijvoorbeeld de Nederlandse Gezondheidsdiensten of de Nederlandse autoriteiten voor gegevensbescherming), als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de officiële taken van deze toezichthoudende autoriteiten. Dit is wettelijk verplicht. In geval van een positieve test zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens door te geven aan de verantwoordelijke autoriteiten in Nederland. De rechtsgrond is onze wettelijke verplichting en/of het algemene belang voor de volksgezondheid volgens de toepasselijke plaatselijke wetgeving, art. 6, § 1 (c, e) AVG, art. 9, § 2 (g, i) AVG.

Wanneer we gebruik maken van de diensten van derden voor bepaalde activiteiten, doen wij ons best om ervoor te zorgen dat uw gegevens uitsluitend worden verwerkt binnen de Europese Unie of landen/organisaties waarvan de Europese Commissie meent dat zij een afdoende veiligheidsniveau kunnen bieden. Dit is echter niet altijd mogelijk. Uw persoonsgegevens – met uitzondering van de gegevens m.b.t. uw gezondheid – kunnen mogelijk in een ander dan de hierboven genoemde landen worden verwerkt. In dat geval zullen wij in het contract met deze verwerkers vastleggen dat zij passende waarborgen moeten bieden, normaal gesproken d.m.v. de zogenaamde standaardcontractbepalingen (u kunt uw verdere rechten in het kader van art. 13, lid 1 (f) AVG uitoefenen door contact met ons op te nemen via het bovengenoemde adres).

2.4 Bewaartermijn

Tenzij dit in deze verklaring anders is vermeld, bewaren wij persoonsgegevens alleen zolang dit voor het nakomen van onze contractuele verplichtingen noodzakelijk is. Daarna worden de persoonsgegevens door ons onmiddellijk gewist. Bepaalde persoonsgegevens moeten wij echter om wettelijke redenen langer bewaren. Volgens het Nederlandse Burgerlijk Wetboek, de Nederlandse belastingwet, de Nederlandse Wet over het Kredietwezen, de Nederlandse Wet tegen het Witwassen en de Nederlandse Wet over de Waardepapieren zijn wij verplicht bepaalde persoonsgegevens gedurende een verplichte periode van 2 tot 15 jaar te bewaren. Daarnaast bewaren wij bepaalde persoonsgegevens als bewijs in eventuele civielrechtelijke zaken.  

2.5 Rechten in het kader van de gegevensbescherming

In het kader van de geldende wetten m.b.t. de gegevensbescherming beschikt u over de volgende rechten, die u te allen tijde kunt uitoefenen door contact op te nemen via het onder “2.1 Gegevensverantwoordelijke en contactgegevens” genoemde adres onder vermelding van “t.a.v. functionaris voor gegevensbescherming” of via een e-mail aan dpo@ecolog-international.com

2.5.1 Recht van inzage

U hebt het recht om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens. Het recht van inzage kan beperkt zijn, bijv. door handelsgeheimen of als een beperking noodzakelijk is voor onderzoeksdoeleinden. Daarnaast kan het recht van inzage worden beperkt door andere toepasselijke wetgeving. U kunt principieel gratis een kopie van uw persoonsgegevens opvragen. Als u echter meerdere kopieën aanvraagt, kan Ecolog een vergoeding vragen.

2.5.2 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht uw persoonsgegevens, die u aan Ecolog hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (bijv. PDF) te verkrijgen. Daarnaast hebt u het recht uw persoonsgegevens aan een andere rechtspersoon over te dragen. Het recht op overdraagbaarheid van gegevens kan beperkt zijn, bijv. door handelsgeheimen of als een beperking noodzakelijk is voor onderzoeksdoeleinden. Daarnaast kan het recht op overdraagbaarheid van gegevens door bestaande wetten worden beperkt.

2.5.3 Recht op rectificatie

U hebt het recht om rectificatie van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen en het recht vervollediging van onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen.

2.5.4 Recht op gegevenswissing

U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen. Het is echter mogelijk dat Ecolog door toepasselijke wetgeving verplicht is bepaalde persoonsgegevens ook na het ontvangen van een aanvraag tot wissing van uw persoonsgegevens verder moet bewaren (meer informatie vindt u onder 2.4).

2.5.5 Recht op beperking van de verwerking

U hebt het recht een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen.

2.5.6 Recht van bezwaar

U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens, als deze verwerking plaatsvindt op basis van het gerechtvaardigd belang van Ecolog (tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren) of als uw persoonsgegevens t.b.v. direct marketing worden verwerkt.

2.5.7 Recht om klacht in te dienen

U hebt het recht een klacht in te dienen bij de verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit. U kunt dit recht tevens uitoefenen bij de toezichthoudende autoriteit in de plaats waar u gewoonlijk verblijft, u uw werkplek hebt of waar de beweerde inbreuk is begaan.

2.5.8 Recht om toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming, hebt u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken met werking voor de toekomst.  Wanneer u toestemming hebt gegeven voor de test en de kennisgeving over de testresultaten, betekent dat dat wij na het nemen van de monsters niet zullen stoppen met de boven omschreven verwerking (zie 2.2.3).

2.5.9. Geen geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, in de betekenis van art. 22, lid 1 en lid 4 AVG.

2.5.10 Toepasselijke nationale wetgeving

Verdergaande of gewijzigde rechten volgens de toepasselijke nationale wetten blijven door de hier omschreven rechten onaangetast.

2.5.11 Procedure

Over het algemeen zal Ecolog uiterlijk een (1) maand na ontvangst van een aanvraag van een betrokkene antwoorden. In uitzonderlijke gevallen kan Ecolog deze periode na kennisgeving met twee (2) maanden verlengen. Als de aanvraag van de betrokkene niet voldoende gedetailleerd is, behoudt Ecolog zich het recht voor aanvullende informatie op te vragen. Alvorens de aanvraag van een betrokkene kan worden geweigerd, moeten medewerkers advies vragen bij de juridische afdeling van Ecolog. Ecolog zal de betrokkene een toelichting geven indien een aanvraag van de betrokkene wordt geweigerd.

3. Verantwoordelijkheden

Alle medewerkers moeten zich aan de grondbeginselen en regels van deze verklaring houden. Het valt binnen de verantwoordelijkheid van iedere manager, directeur of leidinggevende van Ecolog zich binnen zijn verantwoordelijkheidsgebied aan deze verklaring te houden, het goede voorbeeld te geven en de medewerkers aan wie hij leiding geeft de juiste instructies te geven. 

4. Veiligheidsmaatregelen

Ecolog heeft uitgebreide maatregelen getroffen om de veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen, waaronder:

  1. Organisatorische maatregelen: opstellen en implementeren van een intern controleplan, regelmatige training en instructie van medewerkers;
  2. Technische maatregelen: beheer van toegangsrechten voor onze systemen, installatie van een toegangscontrolesysteem, encryptie van bepaalde persoonsgegevens, installatie van veiligheidsprogramma’s;
  3. Fysieke maatregelen: beperking van toegang tot alle interne datacentra (bijv. computerruimten, ruimten voor gegevensopslag); 
  4. Contractuele maatregelen: derden die onze systemen hosten zijn contractueel gebonden, moeten onze instructies opvolgen en een regelmatige monitoring ondergaan.

6. Wijziging van deze verklaring

Ecolog streeft ernaar aan de hoogste normen te voldoen en zijn diensten voortdurend te verbeteren. Daarom is het mogelijk dat wij onze diensten van tijd tot tijd aanpassen. Dergelijke aanpassingen kunnen invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens. Wij behouden ons het recht voor deze verklaring te allen tijde te wijzigen. De nieuwste versie is beschikbaar op www.testenvoortoegang.org Wij raden u aan regelmatig de actuele status van deze verklaring na te lezen. 

Deze versie van deze verklaring geldt vanaf mei 2021